- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками. - согласование планов с планами и сроками работы руководителя. - подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя. - регистрация поступающих в приемную телефонных звонков. - перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам. - организация личного приема посетителей руководителем. - установление порядка приема для различных категорий посетителей. - документальное оформление решений руководителя. - доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя. - координация деятельности по исполнению решений руководителя. - ведение текущего и предупредительного контроля по срокам. - проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок. - предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя. - обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. - организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда. - организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями. - обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой. - составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). - печать служебных документов и материалов. - размножение служебных документов. - контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа). - получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов. - проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов. - учет документов, поступающих на имя руководителя. - создание и ведение базы данных документов руководителя. - ведение информационно-справочной работы. - формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения. - подготовка и передача дел в архив организации. - информирование работников организации о решениях руководителя. - организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации. - оповещение работников о предстоящих мероприятиях. - организация встреч трудового коллектива с руководством. |